旅費交通費は主に移動のための費用ですね。
電車やバスなど領収書が出ないものが多いので精算書をつくりましょう。
移動には様々な交通機関を利用することになりますが、電車やバスなどの公共の交通機関は領収書が出ないものがほとんどです。
都度、出金伝票を作成しても良いですが、このような場合には一定の期間ごとに旅費の精算書を作成すると楽です。
例えばエクセルなどで公共の交通機関を利用した日時、移動経路、金額を表にして記載していきます。
そして精算書が作成できたら、その合計金額を精算日に一括で処理すればOKです。
精算書を作成するペースについては月に一回で十分ですが、頻繁に移動するため月に一回だと膨大な量になってしまう場合や、
移動する従業員がおおくいる場合などは週に一回にした方が無難です。
精算日は任意の日で精算してもらっても良いですし、給与とあわせて支払っても構いません。
通勤手当ではない、業務上の交通費は社会保険の算定基礎額には含めませんので、この点も注意が必要です。
最近はスイカやパスモなどを利用する方が多いと思いますが、
その場合も利用履歴を駅の自動券売機で定期的にプリントアウトしておくと良いでしょう。
新幹線やタクシーを利用した場合や営業用車両のガソリン代・高速代などは個別に領収書が出ますが、
この場合は個別に精算・入力しても良いですし、精算書で一緒に精算して領収書を精算書に添付しておいても良いでしょう。
自分で把握できるようにしておければどちらでも問題はありませんので、わかりやすい方法を採用しましょう。
弊所では精算表のひな型をご用意してありますので、ご契約いただいたお客様には無償で提供しております。
従業員を遠方に出張させた場合には出張手当をつける場合もあります。
その場合は必ず出張手当規定を作成しておき精算書で精算するようにしましょう。
残念ながら事業主には出張手当はつけることができませんので要注意です。
また、売上の請求を行うときにこちらでかかった交通費を同じ請求書上で同時に相手に請求するようなケースでは、
立替金として処理する事も出来ますし、
売上は交通費も込みの金額(＝合計請求金額)で計上し、交通費は実際にかかった金額を旅費交通費に計上する方法でも構いません。
売上に含める方法をとっておけば、請求額と実際使用した金額に差額が出た場合でも自動的に損益に反映されるので、
改めて処理をする手間が省けますのでご自身の事業形態にあわせて使い分けてください。